Gli uffici moderni, specialmente in Italia, fanno ancora molto uso della carta. Non siamo ancora giunti a quello che si prospetta per il futuro, cioè la completa digitalizzazione di qualsiasi documento. E' quindi supponibile che alcuni trattamenti di dati personali vengano fatti sotto forma cartacea.

Il nuovo codice in materia di protezione di dati personali, benché realizzato per venire incontro alle nuove esigenze sopraggiunte con l'avanzare della tecnologia, non ignora l'aspetto del cartaceo, ma, al contrario, detta alcune condizioni da seguire obbligatoriamente se si vuole effettuare un trattamento sotto questa forma.

COSA FARE PER ADEGUARE LA PROPRIA AZIENDA

Anche in caso di trattamento con strumenti diversi da quelli elettronici il codice impone delle misure da adottare per un corretto trattamento di dati personali.

Agli incaricati sono impartite istruzioni scritte finalizzate al controllo ed alla custodia, per l'intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento, degli atti e dei documenti contenenti dati personali.

Aggiornamento periodico (almeno annuale) dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati od alle classi omogenee di incarico e dei relativi profili di autorizzazione.

Quando gli atti e i documenti contenenti dati personali sensibili o giudiziari sono affidati agli incaricati del trattamento per lo svolgimento dei relativi compiti, i medesimi atti e documenti sono controllati e custoditi dagli incaricati fino alla restituzione in maniera che ad essi non accedano persone prive di autorizzazione, e sono restituiti al termine delle operazioni affidate.

L'accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è controllato. Le persone ammesse, a qualunque titolo, dopo l'orario di chiusura, sono identificate e registrate. Quando gli archivi non sono dotati di strumenti elettronici per il controllo degli accessi o di incaricati della vigilanza, le persone che vi accedono sono preventivamente autorizzate.